Internationale Memory of the World Register
Wanneer het een nominatie voor het Internationale Memory of the World Register betreft wordt deze bekend gemaakt via de UNESCO website bij het Memory of the World programma. Deze oproep vind elke twee jaar plaats en wordt gebruikelijk kort voor de zomer gedaan. Voor de huidige nominatieronde 2026/2027 is deze eind juni gepubliceerd. De deadline voor het indienen ligt meestal zo'n vijf maanden verder in het najaar in deze ronde is dat 30 november.
Voor het indienen van een nominatie is er een apart formulier wat via de Nationale UNESCO Commissie moet worden ingediend. Er zijn voorwaarden waar een nominatie voor het Internationale Register aan moet voldoen. Deze General Guidelines zijn na te lezen via de website van het Memory of the World programma. In Nederland is het indienen belegd bij het Nederlandse Memory of the World Comité. Het Comité doet de eerste beoordeling en maakt eventueel ook de keuze of een nominatie definitief kan worden ingediend, hiervoor stelt zij ook een aanbeveling op. Per nominatieronde mag een lidstaat namelijk twee nominaties indienen. Wanneer een nominatie namens (instellingen uit) meerdere lidstaten is ingediend - een zogenaamde joint nomination - geldt er geen limiet.
Na het indienen door het Nederlandse Memory of the World Comité is het aan de experts van het Memory of the World programma om de nominaties te toetsen en te beoordelen. De doorlooptijd hiervan is ongeveer een jaar. In de tussentijd kan het zijn dat er nog vragen opduiken met daarbij het verzoek om een onderdeel van de nominatie aan te vullen of te verduidelijken. Hier is in het beoordelingsproces ruimte ingebouwd. Het Memory of the World programma doet een voorstel en een aanbeveling om nominaties in te schrijven in het internationale register. Deze aanbeveling moet worden bekrachtigd tijdens de Uitvoerende Raad van UNESCO in het voorjaar van het tweede jaar van de nominatieronde. In deze ronde is dat medio april 2027.
Nederlands Memory of the World Register
Het nominatieproces een vergelijkbaar proces met het internationale register en doorloopt vergelijkbare stappen. Ook hiervoor geldt inmiddels een tweejaarlijkse cyclus waarbij de doorlooptijd ongeveer één jaar is. Voor het nomineren van erfgoedcollecties of items uit Nederland (inclusief de bijzondere gemeenten: Bonaire, Saba en Sint Eustatius) is er een apart formulier en richtlijnen die online zijn te vinden. De eerste beoordeling en aanbeveling wordt gedaan door de Werkgroep Nederlands Memory of the World Register het uiteindelijke besluit wordt genomen door het Nederlands Memory of the World Comité.