De Commissie verwerkt alleen persoonsgegevens als er sprake is van werkzaamheden die voortvloeien uit haar kerntaken. Deze taken zijn vastgelegd in het Koninklijk Besluit (KB) dat ten grondslag ligt aan de Unesco Commissie. Artikel 3.1 van het KB stelt:

“De Commissie streeft er naar de doelstellingen van de Unesco zo breed mogelijk ingang te doen vinden in Nederland en bevordert de deelneming van daarvoor in aanmerking komende personen en instellingen aan de voorbereiding en uitvoering van programma's van de Unesco. Daartoe werkt zij samen met de Unesco, met de Nationale Unesco Commissies van de overige Lid-Staten van de Unesco en met de daarvoor in aanmerking komende personen en instellingen in Nederland en staat zij op hun verzoek Onze Ministers bij in hun contacten met de hiervoor bedoelde instanties, personen en instellingen.”

Artikel 3.4 van het KB stelt:

“De Commissie verleent, op verzoek van Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, ondersteuning bij de verdeling van beurzen en de voordrachten voor prijzen in het kader van de Unesco.”

De Commissie verzamelt, verwerkt en deelt alleen persoonsgegevens met derden waar dit noodzakelijk is voor de vervulling van haar netwerkfunctie, inclusief bij de verdeling van beurzen en voordrachten voor prijzen, zoals die bij het Koninklijk Besluit zijn vastgelegd als taken van algemeen belang. De grondslag voor deze gegevensverwerkingen is derhalve artikel 6(1)e van de AVG.

De Commissie verwerkt persoonsgegevens met maximale terughoudendheid: niet meer dan voor het doel noodzakelijk. De Commissie oordeelt dus van geval tot geval over de verwerking. Bij twijfel wordt vooraf toestemming gevraagd aan de betrokken persoon.

Voorlichting via website unesco.nl

De tweede kerntaak van de Commissie (KB 3.3) is het informeren van het algemeen publiek over de doelen en het werk van Unesco:

De Commissie geeft voorlichting over de doelstellingen, het programma en de werkzaamheden van de Unesco. De Commissie werkt daartoe samen met andere instellingen in Nederland die zich bezig houden met het vergroten van de publieke belangstelling voor, voorlichting over of fondswerving ten behoeve van activiteiten op het gebied van onderwijs, cultuur en wetenschap welke voor de Unesco relevant zijn.

Het belangrijkste kanaal voor het uitoefenen van deze taak is de website unesco.nl. Hierop plaatst de Commissie berichtgeving over het werk van Unesco en de Commissie in brede zin. Deze berichtgeving wordt gedeeld via sociale media. 

In de nieuwsberichten, achtergrondpagina’s en dossiers staan namen vermeld van personen die betrokken zijn bij de beschreven onderwerpen. In de berichten, pagina’s en dossiers op Unesco.nl worden ook beelddragers als foto’s en video’s gebruikt. De grondslag voor deze gegevensverwerkingen is de noodzaak voor algemene belang, zoals dat voortvloeit uit de wettelijke voorlichtingstaak van de Commissie.

Bij evenementen waarbij een fotograaf opnames wil maken van dichtbij, waarop één of meerdere herkenbare mensen staan, zal de fotograaf eerst toestemming vragen.

De Commissie verwerkt ook persoonsgegevens via cookies op www.unesco.nl. Dit zijn alleen functionele en analytische cookies met geen of geringe privacy-impact. Hiervoor is geen toestemming vereist. U leest hier meer over in de aparte cookieverklaring.

Aanmelden nieuwsbrief

Als u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief van de Nederlandse Unesco Commissie (die niet vaker dan 6 keer per jaar verschijnt), dan gebruikt de Commissie uw e-mailadres en naam uitsluitend om u de gevraagde nieuwsbrief te sturen. U kunt zich via elke e-mail afmelden voor de nieuwsbrief. Na afmelding wordt uw e-mailadres van de verzendlijst verwijderd. Met het bedrijf dat de gegevens voor de nieuwsbrief verwerkt, Mailchimp, heeft de Nederlandse Unesco Commissie een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Mailchimp verwerkt persoonsgegevens buiten de Europese Unie. Die doorgifte is toegestaan onder de algemene privacyverordening (AVG/GDPR) omdat Mailchimp gecertificeerd is voor het EU-US Privacy Shield.

Bewaren en laten verwijderen

De Nederlandse Unesco Commissie bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig:

• Sollicitatiegegevens, inclusief correspondentie en CVs, worden 4 weken na afwijzing verwijderd, tenzij de kandidaat apart toestemming verleent om het CV langer te bewaren. In dat geval wordt het CV gedurende maximaal één jaar bewaard.
• Als de Commissie een bijeenkomst of project organiseert, worden de persoonsgegevens van deelnemers niet langer bewaard dan 12 maanden na afsluiting van de bijeenkomst of het project.
• Foto’s van bijeenkomsten en projecten waarop herkenbare mensen staan, worden niet langer dan 48 maanden bewaard.

Uw privacyrechten

De Nederlandse Unesco Commissie hecht grote waarde aan uw privacyrechten. Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, kunt u die toestemming altijd intrekken. Bijvoorbeeld de nieuwsbrief kunt u stopzetten met een klik op de link ‘unsubscribe’.

Als de verwerking gebaseerd is op de grondslag van publiek belang, heeft u formeel alleen recht op inzage, maar geen recht op verwijdering. De Commissie zal niettemin elk verzoek om aanpassing of verwijdering van uw persoonsgegevens honoreren. U kunt het verzoek indienen via info@unesco.nl

Heeft u een klacht?

Bent u het niet eens met de wijze waarop de Nederlandse Unesco Commissie persoonsgegevens verwerkt dan kunt u hierover een klacht indienen via info@unesco.nl, per telefoon via telefoonnummer 070 – 33 15 484 of via de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).